ZWIĄZEK BIUR PORAD OBYWATELSKICH

Opis głównych działań

Zebrania członków Zarządu w roku 2023 odbywały się online z wykorzystaniem komunikatora Skype, z częstotliwością nie mniejszą niż 1 w miesiącu. Tematyka spotkań dotyczyła rozstrzygania bieżących spraw związanych z działalnością Związku, w tym w szczególności działalnością szkoleniową oraz pozostałą działalnością nieodpłatną. Na zebraniu Zarządu w dniu 13 lipca 2023 r. Zarząd określił obszary działalności, za które w szczególności odpowiadają i opracowują poszczególni członkowie, jak:  kwestie prawne (K.Z., E. W.),  kwestie Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (E. W., I.O.),  wpisy i aktualizacja rejestru organizacji szkolących (E. W.),  sprawy nadzoru nad jakością działalności merytorycznej i finansowej (I. O., B.P.), ponadto:  koordynowanie działalności szkoleniowej (M. K.),  koordynacja projektu” Ku przyszłości poradnictwa obywatelskiego” (P. L.),  prowadzenie sekretariatu szkoleń (P. G.). Zarząd ZBPO rozpoczął prace nad założeniem Biuletynu Informacji Publicznej a także założył ePUAP. Osobą odpowiedzialną z ramienia Zarządu za pracę nad BIP i ePUAP był Członek Zarządu - E.W.. 14 września 2023 r. Zarząd ZBPO podjął uchwałę w sprawie wyboru Pani K. S. na stanowisko Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wyboru Zarząd dokonał kierując się ceną usługi - przeprowadzono konkurs ofert; Pani K. S. przedstawiła ofertę najkorzystniejszą cenowo. Pani K.S. przedstawiła dokumenty potwierdzające jej kwalifikacje do pełnienia powierzonej jej funkcji. Członkowie Zarządu współpracowali ze sobą intensywnie, spotkania Zarządu online dotyczyły zarówno planowania rozwoju działalności szkoleniowej, jak i zadań i kierunków nieodpłatnej działalności. Spotkania Zarządu odbywały się nie rzadziej niż raz w miesiącu. Głównymi tematami spotkań były sprawy związane z koordynowaniem prac zespołu trenerskiego, organizacją kursów i szkoleń (m.in. ustalanie harmonogramu, rozpatrywanie indywidualnych wniosków uczestników, np. w kwestii zniżek, kwestie logistyczne) a także sprawy bieżące. Podczas spotkań zarządu omawiano zagadnienia natury prawnoformalnej związanej ze statusem ZBPO jako organu administracji publicznej w znaczeniu funkcjonalnym (gdyż za taki uznaje go orzecznictwo sądów administracyjnych), jak również kwestie związane z przyszłością poradnictwa obywatelskiego. W 2023 r. działania Zarządu ZBPO koncentrowały się na obszarach takich, jak: 1. Działalność szkoleniowa: a. działalność szkoleniowa w ramach ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, b. organizacja bezpłatnego kursu dla doradców sieci ZBPO 2. Działalność lobbingowa i konsultacje zmian w ustawie o nieodpłatnej pomocy prawnym, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim i edukacji prawnej, zagadnienia prawne a. spotkanie z Dyrektorem Tomaszem Gajewskim w Ministerstwie Sprawiedliwości. b. konsultacje i opiniowanie projektu zmian w ustawie o nieodpłatnej pomoc y prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim i edukacji prawnej. 3. Projekt „Ku przyszłości poradnictwa obywatelskiego” 4. ZBPO – instytucja certyfikująca kwalifikację „Prowadzenie ogólnodostępnego poradnictwa obywatelskiego niezależnego od systemu regulowanego przepisami”. 1. Działalność szkoleniowa Działalność szkoleniowa prowadzona była głównie w obszarze nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (na podstawie ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej). a. Działalność szkoleniowa w ramach ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej W ramach ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, przeprowadzono 49 kursów tematycznych po 8 godzin (9 odwołano) oraz 9 szkoleń 70-godzinnych z zakresu świadczenia poradnictwa obywatelskiego ( z których 3 odwołano z powodu małej liczby chętnych. Do końca czerwca 2023 r. kursy i szkolenia prowadzone były zdalnie (online) na platformach Zoom i Moodle. Z powodu odwołania zagrożenia epidemiologicznego, od sierpnia 2023 r. kursy i szkolenia były prowadzone w formie hybrydowej: częściowo zdalnie (4 godziny dla kursów i 55 godzin dla szkoleń) oraz stacjonarnie (4 godziny dla kursów i 15 godzin dla szkoleń) w trzech ośrodkach szkoleniowych zlokalizowanych w Gdyni, Katowicach i Warszawie. Oprócz tych 3 miejsc możliwe było zorganizowania kursów w innych miastach, pod warunkiem zebrania się odpowiedniej liczby osób ( min.15 osób ). W taki sposób zorganizowano kursy we Wrocławiu i Poznaniu. W szkoleniach wzięły udział 82 osoby ( 83 w 2022 r.). Szkolenia ukończyło 64 osoby (77 w roku 22) uzyskując zaświadczenie, 7 osób szkolonych nie zdało egzaminu. 678 osób ( 684 w 2022 r.) uzyskało zaświadczenie o ukończeniu kursu doszkalającego. Uczestnicy kursów mieli możliwość wyboru 15 tematów. Najczęściej prowadzone były kursy z „Praw konsumenta”- 9 razy, „Pomoc osobom pokrzywdzonym przestępstwem”-4 razy i tyle samo „Doskonalenie umiejętności komunikacyjnych dla profesjonalistów” i „Finanse osobiste pod kontrolą”. Organizacja szkoleń i kursów odbywała się według przyjętego planu: na początku każdego miesiąca ogłaszane były kolejne terminy szkoleń i kursów doszkalających oraz prowadzone zapisy. Wszystkie szkolenia i kursy prowadzone są w formule warsztatowej, która zakłada wzajemną wymianę doświadczeń, pracę w grupach, tak więc wymagana jest określona liczba uczestników dla zapewnienia wartości i efektywności samego szkolenia. Dlatego odwołanie szkolenia lub kursu odbywało się jedynie wtedy, kiedy był brak zainteresowania ze strony uczestników. Oferta szkoleniowa ZBPO zawierała zróżnicowane tematy kursów dotyczące zarówno kwestii merytorycznych, jak i ukierunkowanych na rozwój umiejętności miękkich. Co roku zespół trenerski ZBPO przygotowuje nowe tematy kursów w większości w oparciu o wskazania samych doradców wyrażane w ankietach ewaluacyjnych, jak też w związku z pojawiającymi się nowymi problemami (np. wojna na Ukrainie ) czy zmianami legislacyjnymi w orzecznictwie osób niepełnosprawnych, do których doradcy poradnictwa obywatelskiego powinni być przygotowani. Szkolenia i kursy doszkalające były realizowane przez stały zespół trenerski składający się z osób mających długoletnie doświadczenie w świadczeniu poradnictwa obywatelskiego, a od 2021 r. do grona trenerów prowadzących kursy zapraszani są także specjaliści z różnych dziedzin, podnosząc w ten sposób jakość prowadzonych kursów. ZBPO prowadzi systematycznie badanie jakości szkoleń i kursów doszkalających na podstawie analizy danych z ankiet wysyłanych elektronicznie uczestnikom, po zakończeniu zajęć. Z 684 osób uczestniczących w kursach, otrzymano 383 wypełnionych ankiet (56% uczestników). 90% wszystkich respondentów dobrze oceniło merytoryczną stronę kursów – od 73–78% zaznaczyło ocenę na najwyższym poziomie 5, a następne 17–21,5% na poziomie 4. Wysoko oceniano adekwatność podziału między częścią teoretyczną a ćwiczeniową. 82% respondentów uważało, że proporcje były odpowiednie. Kursy prowadzone były przez 11 trenerów najczęściej w parze z drugą osobą. Zespoły trenerskie ocenione były ogólnie dobrze – w każdym obszarze 79% lub więcej respondentów zaznaczyło najwyższą ocenę – 5. Respondenci ogólnie wysoko ocenili merytoryczne aspekty szkolenia. Rozkład ocen na poziomie 5 wynosił od 87% za metodykę pracy z klientem, do 78% dla uzyskania nowej wiedzy o możliwych rozwiązaniach problemów, z jakimi zgłaszają się klienci. Najwyżej oceniano komunikatywność trenerów (95% na poziomie 5) oraz posługiwanie się przykładami z praktyki (94% na poziomie 5). Najniżej przygotowanie merytorycznie – 87% na poziomie 5, ale kiedy uwzględnia się 8% na poziomie 4, to w sumie daje 95% ocen dobrych i bardzo dobrych dla tego elementu. b. Organizacja bezpłatnego kursu dla doradców sieci ZBPO W dniu 24 czerwca 2023 r. ZBPO zorganizowało bezpłatny 8-godzinny kurs online dla doradców z sieci ZBPO. W kursie uczestniczyło 87 doradców nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego z organizacji członkowskich ZBPO. Program kursu zaproponowany był przez samych doradców, którzy wcześniej dokonali wyboru tematów najbardziej ich interesujących i potrzebnych w pracy doradczej. Kurs doszkalający składał się z następujących tematów:  Czy można mieszkać bez kredytu, czyli o różnych rodzajach najmu  Zmiany w świadczeniach dla niepełnosprawnych  Projektowanie procesu doradczego zorientowanego na potrzeby klienta ,  Jak prawidłowo opisywać karty w bazie NPO na podstawie uwag recenzentów Wszyscy trenerzy ZBPO, jak i osoba odpowiedzialna za organizację kursu, prace swoje wykonali w ramach wolontariatu na rzecz ZBPO. 2. Działalność lobbingowa i konsultacje zmian w ustawie o nieodpłatnej pomocy prawnym, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim i edukacji prawnej a. spotkanie w Ministerstwie Sprawiedliwości 19 lipca 2023 r. odbyło się w Ministerstwie Sprawiedliwości spotkanie przedstawicieli Związku Biur Porad Obywatelskich z Zastępcą Dyrektora w Departamencie Strategii i Funduszy Europejskich w Ministerstwie Sprawiedliwości. W spotkaniu wzięli udział z ramienia ZBPO, którzy zreferowali zagadnienia wskazane poniżej: • E.W.– recenzje porad w systemie NPP i NPO, • B.P.– ocena szkoleń i kursów, badanie jakości na podstawie wyników ankiet oceniających kursy i szkolenia prowadzone od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. przez Związek Biur Porad Obywatelskich. • M. K. – planowane szkolenia i kursy, • I. O. – kierunki działań ZBPO w przyszłości, • P. L. Przedstawiony raport stał się przedmiotem dużego zainteresowania Ministerstwa Sprawiedliwości. b. konsultacje i opiniowanie projektu zmian w ustawie o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim i edukacji prawnej.ZBPO w lipcu 2023 r. brało udział w konsultacjach społecznych projektu zmian w ustawie o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim i edukacji prawnej. Zarząd ZBPO skonsultował przedstawione w konsultacjach propozycje z przedstawicielami organizacji prowadzących BPO. 12 maja 2023 r. Zarząd ZBPO w piśmie do Ministra Sprawiedliwości przedstawił Uwagi do projektu z dnia 26 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej oraz niektórych innych ustaw. Pismo to zostało rozesłane do organizacji członkowskich zrzeszonych w Związku Biur Porad Obywatelskich. Najważniejsze postulaty jakie zgłosił ZBPO w stosunku do projektu zmian ustawy to: a. rozszerzenie katalogu podmiotów uprawnionych do odmowy udzielenia porady z ważnych powodów o inne osoby udzielające nieodpłatnej pomocy oraz doprecyzowanie kwestii postępowania w razie odmowy udzielenia nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (obecnie prawo do odmowy udzielenia porady z ważnych powodów np. z obawy o bezpieczeństwo, dotyczy wyłącznie adwokatów i radców prawnych) b. wydłużenie terminu do oznaczenia karty w systemy NPO jako gotowej do 7 dni z proponowanego 1 dnia; c. brak obligatoryjnego wymogu aby osoba świadcząca poradę musiała przebywać w punkcie a co za tym idzie możliwość dokonania przez osobą uprawnioną wyboru, czy będzie korzystała z porady osobiście czy za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość; miejsce świadczenia usług poradniczych przez doradcę powinno wynikać z potrzeb powiatu, i powinno być dookreślone zgodnie ze specyfiką określonych punktów i potrzeb mieszkańców korzystających z poradnictwa. d. dopuszczenie możliwości dokonywania zapisów na poradę także osobiście a także ujednolicenie czasu przeznaczonego na udzielenie porady; e. ograniczenie możliwości korzystania z porad podczas wizyt domowych w stosunku do propozycji ustawowej z uwagi na bezpieczeństwo doradców; f. wskazanie ustawowo w rekomendacjach Ministra Sprawiedliwości zakazu stosowania przez powiaty kryteriów nie usprawiedliwionych rzeczywistymi potrzebami, w tym w szczególności np. przyznawanie dodatkowych punktów za to, że doradca obywatelski jest jednocześnie adwokatem lub radcą prawnym, co stwarza nieuczciwą konkurencję i nie wynika z zapisów ustawy. g. doprecyzowanie przez ustawodawcę pojęcia „uzupełnienie kursu doszkalającego”, z powodu niejasności interpretacyjnych; h. zwiększenie finansowania systemu nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, w tym coroczna waloryzacja kwoty bazowej, od której zależne jest wynagrodzenie doradców w punktach nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (począwszy od roku 2024); i. sprzeciw wobec obniżenia propozycji wymogów formalnych stawianych podmiotom szkolącym (a w przypadku uwzględnianych w tym kontekście szkół wyższych działających pod nadzorem Ministerstwa Sprawiedliwości, w istocie ich całkowite zawieszenie), ponieważ przyczyni się do obniżenia jakości szkoleń. Stanowisko ZBPO poparła większość zrzeszonych w Związku organizacji a także 12 innych organizacji pozarządowych. 2. Projekt „Ku przyszłości poradnictwa obywatelskiego” W roku 2023 Związek Biur Porad Obywatelskich realizował projekt „Ku przyszłości poradnictwa obywatelskiego” dofinansowany ze środków Narodowego Instytutu Wolności Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Wspierania Rozwoju Organizacji Poradniczych. Ze względu na opóźnienia w podpisaniu umowy 16.12.2022 i przekazanie środków finansowych właściwa realizacja projektu miała miejsce w 2023 r. Celem projektu było wsparcie organizacji poradniczych działających w obszarze poradnictwa obywatelskiego przez wdrożenie dobrych praktyk i standardów świadczonych usług, a także zwiększenie współpracy i wymiany doświadczeń. W cyklu szkoleniowym „Ku przyszłości poradnictwa obywatelskiego" składającym się z 6 zjazdów ( 2 dwudniowych stacjonarnych i 4 trzydniowych online) wzięło udział 68 osób, będących przedstawicielami lokalnych 47 organizacji świadczących poradnictwo obywatelskie. Organizacje te zostały wybrane spośród 560 organizacji, do których wysłane zostały zaproszenia. Ogółem przeprowadzono łącznie ok. 80 godz. szkoleń w formie warsztatowej na temat: standardów i zasad poradnictwa obywatelskiego – ich wdrażania, udoskonalania i utrzymania, prowadzenia organizacji poradniczej : efektywnego zarządzania finansami, projektami, rozwojem personelu, budowaniem zespołów, tworzeniem swojej marki w social media, spraw związanych z RODO, z dostępnością, monitorowaniem i oceną jakości udzielanych porad, rezultatów i ewaluacji, współpracy itp. Tematyka warsztatów została oparta o założenia projektowe ale też uwzględniła potrzeby i sugestie zgłaszane przez uczestników - zarówno w ankiecie poprzedzającej cykl szkoleń, jak i w jego trakcie. Warsztaty prowadzone były przez ekspertów, specjalizujących się w tematyce prowadzonych szkoleń. Realizacji projektu towarzyszyły dwa większe przedsięwzięcia: konferencja inauguracyjna ( 24.03. 2023 r.) i Kongres podsumowujący (01.12.2023 r.). Celem konferencji było nie tylko uroczyste rozpoczęcie cyklu szkoleniowego ale przede wszystkim stworzenie płaszczyzny dialogu o poradnictwie obywatelskim, o jakości świadczonych usług. Podczas konferencji odbyły się następujące panele:  Proces kształtowania się systemu poradnictwa w Polsce - Poradnictwo obywatelskie jako element kompleksowego systemu usług społecznych. Rola instytucji i inicjatyw społecznych w zapewnieniu wsparcia i edukacji obywatelskiej;  Rola sektora pozarządowego w realizacji zadań publicznych - Skuteczne pozyskiwanie finansowania działań organizacji pozarządowych. Jak budować partnerskie relacje z grantodawcami;  Standardy poradnictwa jako klucz do rozwoju i integracji środowiska - Rola standardów w funkcjonowaniu organizacji poradniczych oraz sposoby skutecznego wdrażania i monitorowania ich przestrzegania;  Współpraca organizacji pozarządowych w warunkach konkurencji - Co nas łączy, a co nas dzieli. Wartość sieciowania i wymiany doświadczeń . Podczas Kongresu miały miejsce 3 panele:  Przyszłość systemu poradnictwa - Poradnictwo obywatelskie jako usługa społeczna. Perspektywy rozwoju i wyzwania stojące przed poradnictwem;  Działalność poradnicza w obliczu zmian społecznych - Jak skutecznie pomagać w sytuacjach kryzysu. Dostosowanie oferty wsparcia do ewoluujących potrzeb beneficjentów;  Wpływ organizacji poradniczych na rozwój społeczeństwa obywatelskiego – Od diagnozy do rzecznictwa. Jak działalność poradnicza może prowadzić do zmian. Dzięki udziałowi osób mających ekspercką wiedzę i doświadczenie w obszarze poradnictwa, jak i osób mających realny wpływ na jego rozwój, oba przedsięwzięcia ( konferencja i kongres) stały się platformą wymiany myśli i dialogiem praktyków i teoretyków o sytuacji poradnictwa obywatelskiego, jak i wyzwaniach przed nim stojących. Rezultatem projektu było opracowanie: Katalogu dobrych praktyk (zawiera praktyczne, sprawdzone i proste rekomendacje, wskazówki, dotyczące utrzymania standardów poradnictwa obywatelskiego, Pakietu praktycznych procedur (zawiera informacje wspierające zarządzanie i podnoszenie standardów działania organizacji poradniczej w celu dystrybucji wśród organizacji poradniczych biorących udział w projekcie. Koordynatorem projektu był Pan P. L., a Biuro Projektu znajdowało się w siedzibie Stowarzyszeni OVUM, gdzie przechowywana jest cała dokumentacja merytoryczna projektu. 4. ZBPO – instytucja certyfikująca kwalifikację „Prowadzenie ogólnodostępnego poradnictwa obywatelskiego niezależnego od systemu regulowanego przepisami W 2023 r. ZBPO realizowało zadania wynikające z bycia Instytucją Certyfikującą. W dniu 7 grudnia 2023 r. odbyła się wizyta monitorująca podmiotu zewnętrznego zapewnienia jakości PZZJ (Fundacja The Global Language System Polska) mająca na celu kontrolę jakości systemu nadawania kwalifikacji wolnorynkowej „Prowadzenie ogólnodostępnego poradnictwa obywatelskiego niezależnego od systemu regulowanego przepisami” przez instytucję certyfikującą (IC) jaką w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji (ZRK) jest ZBPO. PZZJ reprezentowały Panie M. W. i A. P.. ZBPO (IC) reprezentowały I. O. oraz E. W.. W ramach wizyty kontroli podlegały procedury i sposoby postępowania IC w obszarach:  działania informacyjno-promujące (kontakt z IC, informacje o walidacji na stronie WWW IC),  przygotowanie pracowników do udzielania informacji o IC, zgodność materiałów informacyjno-promocyjnych z obwieszczeniem w MP,  zasady funkcjonowania IC (dokumentacja wewnętrzna, rozwiązania organizacyjne, zasady i tryb reagowania na nieprawidłowości),  zasoby kadrowe (liczba asesorów, ich kwalifikacje, działania w przypadku stwierdzenia konfliktu interesów, rozdzielenie procesu kształcenia od procesu walidacji),  dokumentacja. Po przeprowadzonej walidacji PZZJ wydał pozytywną ocenę systemu certyfikacji zapewnionego przez ZBPO. I. O.oraz E. W. w 2023 r. przygotowywały także co kwartał sprawozdanie z działalności IC i zamieszczały w systemie teleinformatycznym Krajowego Rejestru Kwalifikacji. W 2023 r. nie zgłosił(a) się żaden kandydat(ka) zainteresowana certyfikacją w ramach systemu ZRK. 5. Inne działania na rzecz rozwoju poradnictwa obywatelskiego  Aktualizacja internetowego programu prawnego Lex na 8 stanowisk,  Aktualizacja Bazy Spraw Klientów – wewnętrznej internetowej bazy do zapisu porad udzielanych w ramach Biur Porad Obywatelskich,  Aktualizacje komunikatorów do pracy online Zoom i Program Moodle,  Przedłużenie na kolejne 10 lat ochrony znaków towarowych ZBPO (logo i nazwa Biuro Porad Obywatelskich).